Terms and Conditions of Tryumf Hotel

Standards for the Protection of Minors at Hotel Dworek Tryumf

Preamble

Taking into account the guidelines of the United Nations on Business and Human Rights, and recognizing the crucial role of businesses in respecting children’s rights, especially the right to dignity and freedom from all forms of harm, Hotel Dworek Tryumf Dąbrowscy Spółka Jawna adopts this document as a set of principles and procedures to be followed in case of suspicion that a child staying at Hotel Dworek Tryumf is being harmed and to prevent such threats. The Hotel’s child protection policy will be implemented through the following principles:

• The Hotel conducts its operations with the utmost respect for human rights, especially the rights of children as particularly vulnerable individuals.
• The Hotel recognizes its role in conducting socially responsible business and promoting desirable social attitudes.
• The Hotel emphasizes the legal and social obligation to notify law enforcement authorities of any suspected crimes against children and commits to training its staff accordingly.
• The Hotel commits to educating staff on circumstances that may indicate a child staying on the premises is being harmed and on ways to respond quickly and appropriately to such situations.
• One effective way to prevent child abuse is to identify the child staying at the premises and their relationship to the adult accompanying them. Hotel staff will take all possible steps to identify the child and their relationship to the accompanying adult.

Definitions:

• Child/Minor – any person under 18 years of age;
• Hotel Employee/Staff – any person engaged to perform duties at the Hotel, regardless of the form of employment, including those hired under civil contracts, interns, trainees, and volunteers, regardless of nationality or age.

Rules Ensuring Safe Interactions Between Minors and Hotel Staff, and Especially Prohibited Conduct Toward Minors:

• Staff contact with children should only occur during working hours and be related to their job responsibilities. Staff must act transparently and openly to minimize the risk of misinterpretation of their behavior and ensure they remain within sight or hearing of other staff when interacting with children.
• Employees who have direct contact with minors must perform their duties with respect for third parties’ rights, especially children’s rights, acting respectfully, politely, and courteously, refraining from any behavior that could violate a minor’s personal space or cause feelings of threat, discomfort, or fear.
• Staff must always consider whether their reactions, communications, or actions toward a child are appropriate, safe, justified, and fair to other children. Communication with children must be patient, attentive, and age-appropriate, considering any potential disabilities.
• When making decisions concerning a child, staff must inform the child and consider their expectations. While respecting the child’s right to privacy, if confidentiality must be broken to protect the child, staff must explain this as soon as possible.
• It is strictly prohibited to:
  • Use any form of violence against minors, whether verbal or physical, including shaming, humiliating, ignoring, insulting, or yelling at a child except when necessary for safety;
  • Physically harm or touch a child in a way that could be deemed inappropriate;
  • Disclose sensitive information about a child to unauthorized persons, including other children;
  • Record or photograph children for private use or allow third parties to do so without parental or guardian consent;
  • Establish any romantic or sexual relationships with a child via private communication channels or make inappropriate proposals or share erotic/pornographic content;
  • Invite children to personal residences or meet outside working hours;
  • Offer children alcohol, tobacco products, or illegal substances, or use such substances in their presence.
• Hotel employees should pay attention to troubling behaviors in minors that may indicate harm and attempt to engage the child if abuse is suspected. Staff must reassure children that they can report uncomfortable situations or behaviors to staff or hotel management and expect appropriate help.

Care for Minors with Special Needs or Disabilities:

• Minors with special needs or disabilities require greater care, sensitivity, and clear communication. Listening carefully to these children is essential.
• If assistance with personal care is needed, staff must provide it with full understanding and documented parental consent.
• Such minors may be more easily excluded by peers, making attentive listening and emotional support by staff especially important.

Identification Procedures for Minors and Their Relationship to Accompanying Adults:

• Identification should be conducted whenever possible, especially at check-in and in any suspicious or unusual circumstances.
• Staff should ask for the child’s identity and their relationship to the accompanying adult, requesting identity documents or custody proofs.
• If documents are missing, ask for the child’s details (name, address, ID number).
• If the accompanying adult is not a parent or legal guardian, staff must verify legal custody or parental consent for the child’s stay.
• If consent documents are missing, staff should verify contact details of legal guardians to confirm the child’s stay.
• If the adult refuses identification, staff must explain the safety rationale behind the procedure and request cooperation.
• In case of difficulties, inform supervisors and ensure the child and adult are under staff observation and not left alone.
• Staff should apply response procedures if the child’s welfare is suspected to be at risk.

Response Procedures in Case of Suspected Harm to a Minor on Hotel Premises or Using Tourist Services:

• All staff are responsible for reporting threats to a minor’s welfare immediately to supervisors or hotel owners verbally and in writing.
• Staff witnessing suspicious situations involving children must notify supervisors promptly, even if off-duty later the same day.
• Reasonable suspicion includes:
  • The child discloses abuse;
  • Staff observe abuse;
  • The child has visible injuries or other signs of harm or distress;
  • Evidence of child abuse materials found in a room.
• Types of harm include criminal acts, verbal/physical abuse, neglect of basic needs, etc.
• In case of suspected crime, prevent the child and alleged abuser from leaving the hotel. Citizen’s arrest may be made if necessary. Two staff members must supervise the suspect in a separate room, ensuring the child’s safety.
• If biological evidence is suspected (e.g., semen, saliva), the child should avoid washing or eating/drinking before police arrive.
• After police arrival, preserve evidence such as CCTV footage and documents.
• If the abuser is a staff member, they will be suspended from all contact with children until the investigation concludes.
• If non-criminal harm is reported, the hotel owner investigates and may terminate employment or cooperation agreements if needed.
• If abuse is suspected to be committed by another child, separate interviews and safety plans must be made for both parties.
• Confidentiality of all information is strictly required, except for authorized agencies during intervention. Media disclosure is prohibited.

Reporting Procedures to Authorities:

• In emergencies where a child’s life or health is at risk, staff must immediately contact emergency services (112 or 998).
• If identification issues arise, supervisors must decide on police notification after interviewing involved parties.
• Supervisors or hotel owners assess the validity of suspicions and determine further action, informing relevant institutions.
• The hotel owner or appointed representative leads interventions and informs staff, children, and guardians about the designated contact person.
• The hotel owner interviews involved parties to establish facts and informs guardians about their obligation to report suspicions to authorities.
• Formal reports or applications will be submitted to the prosecutor’s office, police, family court, or social services as required.
• If the suspected abuser is a minor aged 13-17 committing a punishable offense, appropriate authorities must be informed additionally.

Regulamin pobytu zwierząt
na terenie Hotelu Dworek Tryumf

1 ZWIERZĘTA W HOTELU

1. Na terenie Hotelu dopuszcza się obecność wyłącznie psów i kotów po spełnieniu ustalonych przez Hotel w niniejszym regulaminie. Inne zwierzęta ze względu na bezpieczeństwo Gości hotelowych nie mogą pozostawać na terenie obiektu.
2. Hotel zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia psa, którego rasa jest powszechnie uznawana za groźną lub agresywną oraz psów, których waga przekracza 20 kg.
3. Pobyt zwierząt jest możliwy tylko po indywidualnym kontakcie i zgodzie Hotelu na pobyt ze zwierzęciem.
4. Zakwaterowanie Gości hotelowych przybywających ze zwierzęciem jest możliwe jedynie w pokojach do tego wyznaczonych. W przypadku braku wcześniejszego powiadomienia o pobycie z psem i braku wyznaczonych do tego pokoi, pobyt z psem w obiekcie nie będzie możliwy.

2 REZERWACJA POBYTU GOŚCIA HOTELOWEGO Z PSEM

1. Warunkiem przyjęcia do Hotelu jest zgłoszenie przyjazdu ze zwierzęciem  w trakcie dokonywania rezerwacji z podaniem rasy i wagi psa oraz potwierdzenie takiej rezerwacji przez Hotel.
2. Hotel przyjmuje Gości wyłącznie ze zwierzętami zdrowymi, posiadającymi książeczkę zdrowia z potwierdzeniem aktualnych szczepień i odrobaczenia. Właściciel zwierzęcia zobowiązany jest podczas pobytu w Hotelu posiadać aktualną książeczkę zdrowia zwierzęcia i okazać ją na prośbę personelu.
3. Właściciel psa przybywając do Hotelu oświadcza, że zwierzę jest zdrowe i nie stanowi zagrożenia dla innych osób i psów w Hotelu oraz akceptuje warunki niniejszego Regulaminu.

 3 ZASADY PRZEBYWANIA PSA W HOTELU

1. Zwierzęta, których pobyt został zgłoszony przy rezerwacji mogą być przez ich właściciela wprowadzone do Hotelu i trzymane wyłącznie w pokojach właścicieli.
2. Przebywając w miejscach ogólnodostępnych na terenie Hotelu, Właściciel ma obowiązek trzymania psa na smyczy i w kagańcu.
3. Obowiązuje bezwzględny zakaz wprowadzania zwierzęcia do restauracji, siłowni oraz strefy SPA oraz stref rekreacyjnych dla dzieci.
4. Właściciel zwierzęcia jest każdorazowo zobowiązany do sprzątania odchodów pozostawionych przez zwierzę zarówno w pokoju oraz terenach ogólnodostępnych na terenie budynku i otoczenia Hotelu. Obowiązek uprzątnięcia nieczystości po psie przewodniku nie dotyczy osób niewidomych i/lub poruszających się na wózku inwalidzkim.

5. Właściciel zobowiązany jest posiadać własne posłanie i miski do wody i pokarmów dla psa. Właściciel zapewnia psu dostęp do świeżej wody i wyżywienia.
6. Właściciel jest odpowiedzialny za zachowanie w pokoju ciszy przez swoje zwierzę i nie zakłócanie spokoju innym Gościom hotelu. Pies nie powinien być pozostawiony sam w pokoju jeżeli w tym czasie zakłóca spokój innych gości i trwa to dłużej niż 20 minut.
7. W przypadku powtarzających się skarg ze strony Gości hotelowych lub personelu hotel zastrzega sobie prawo żądania usunięcia psa z Hotelu. W ekstremalnych warunkach, gdy kontakt z Właścicielem nie będzie możliwy Hotel zastrzega sobie prawo do wejścia personelu do pokoju , również z ewentualną pomocą odpowiednich służb i odstawienia psa do najbliższego schroniska dla zwierząt. Wszystkie koszty wynikłe z powyższych działań pokrywa Właściciel zwierzęcia.
8. Sprzątanie pokoju, w którym przebywa zwierzę ze względów bezpieczeństwa odbywa się wyłącznie w obecności Właściciela lub podczas nieobecności psa w pokoju. W celu ustalenia godziny należy skontaktować się z obsługą Hotelu.

4 OPŁATY ZA POBYT PSA W HOTELU

1. Pobyt każdego psa w Hotelu jest płatny.
2. Opłata za pobyt jednego psa w Hotelu wynosi 70 zł za dobę
3. W przypadku niepoinformowanie recepcji Hotelu o posiadaniu psa w Hotelu:
4. nalicza się opłaty za pobyt zwierzęcia w wysokości 150 % opłaty wskazanych w pkt 2.
5. Gość hotelowy jest zobowiązany zmienić pokój zajmując pokój przeznaczony do pobytu z psami;
6. Właściciel zwierzęcia odpowiada materialnie za wszystkie wyrządzone przez niego szkody, zarówno w mieniu Hotelu, jak i innych Gości hotelowych.
7. W przypadku wystąpienia stanu zagrożenia wynikającego z przebywania zwierzęcia w Hotelu właściciel pokrywa wszelkie koszty wezwania odpowiednich służb do Hotelu oraz ewentualnego pobytu psa w schronisku.

5 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Właściciel zwierzęcia jest zobowiązany do przestrzegania regulaminu hotelowego dotyczącego pobytu zwierząt w Hotelu Dworek Tryumf
2. W przypadku powtarzających się skarg innych Gości hotelowych dotyczących pobytu zwierzęcia w Hotelu oraz niestosowanie się do Regulaminu, Hotel zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zakończenia pobytu Gości ze zwierzęciem bez zwrotu wpłaconej opłaty za pobyt.

Właściciel oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem